مع وجود العديد من القوى العاملة التي تعمل عن بُعد، فقد حان الوقت لتحصين قنوات الاتصال وتطويرها.
نيكولاي فاسيف
الرئيس التنفيذي لشركة Mindleap Health
نظراً لأن غالبية السكان يعملون من المنزل ويطبقون قواعد التباعد الاجتماعي للحد من انتشار فيروس كوفيد-19، فقد تحولت اجتماعات مجلس الإدارة إلى مكالمات عبر تطبيق زووم، وانتقلت صداقات المكتب إلى تطبيق سلاك وتطبيق واتسآب، وأصبح هناك تباعد مادي كبير بين الزملاء. أحدث العام الماضي تغييراً جذرياً في تشكيل مكاتب الشركة بحيث اختلفت عن الصورة التي طالما عرفناها، وأدى ذلك إلى ظهور العديد من التحديات الفريدة التي، إن لم يتم التغلب عليها، يمكن أن تؤثر سلباً على نجاح الشركة على المدى الطويل.
يحتاج رواد الأعمال الذين يقودون الشركات سريعة النمو وتحتوي على عدد متزايد من القوى العاملة إلى التأكد من تكيّفهم مع هذا الواقع الجديد وتنفيذ استراتيجيات جديدة للتعامل مع تحديات التواصل التي توفرها القوى العاملة الافتراضية.
التواصل الداخلي في عالم متباعد اجتماعياً
التواصل الداخلي هو الروح النابضة للشركة وهو عامل هام للغاية إذا كان على المؤسسة أن تعمل بفعالية. وفي عالمنا الجديد المُلزم بالتباعد الاجتماعي، يجب أن يشعر الموظفون أنه يمكنهم التواصل بسهولة مع أعضاء فريقهم ومع قيادتهم. لسوء الحظ، يمكن أن تؤدي بيئة العمل الحالية إلى مواقف بحيث:
يكون الاتصال الرسمي الوحيد بين العديد من الموظفين مع الزملاء والقيادة هو مكالمة متابعة شاملة تحدث مرة واحدة في الأسبوع أو أحياناً مرة واحدة في الشهر أو كل ثلاثة أشهر.
لا يتم التواصل حول القضايا والاستراتيجيات كما ينبغي، ولكن يتم العمل عليها في صوامع منفصلة.
وتتخذ الفرق والأفراد القرارات دون مراعاة المدخلات المعنية من الأطراف ذات الصلة.
ويشعر الموظفون بعدم التقدير أو أن أصواتهم لا تصل للقيادات.
ومشاعر العزلة هذه تؤدي إلى انخفاض الإنتاجية والروح المعنوية.
يلعب رواد الأعمال دوراً مهماً في إبقاء موظفيهم على اطلاع ومنحهم الدوافع والأمل. ويمكن القيام بذلك من خلال القيادة عبر التواصل الواضح والفعال الذي يُضفي الثقة ويوحد الشركة، ليس فقط من أجل الكفاح لتواجدها، ولكن أيضاً لكي تحقق الازدهار الفعليّ على الرغم من الظروف الصعبة. يمكن أن يكون للاستراتيجيات المدروسة جيداً حول تحسين التواصل الداخلي تأثيراً مباشراً على النجاح في عام 2021 وما بعده.
إليك 10 تدابير يمكنك القيام بها لتحسين التواصل الداخلي:
تحديد مواعيد لإجراء مكالمات نصف أسبوعية مدتها 30 دقيقة مع القيادة للبقاء على اطلاع بأهم الأولويات ولاستباق الأمور لمعالجة مخاوف وأسئلة الموظفين والشركاء والعملاء.
استخدام المراسلة الفورية والرد على الهاتف للاستجابة إلى المهام في الوقت المناسب لتشجيع إمكانية الوصول بشكل أكبر مقارنة بالبريد الإلكتروني.
استخدام أداة اتصالات مؤسسية قياسية مثل سلاك لتقوية الاتصالات وخلق وسيلة للحوار وتحسين مشاركة المعلومات عبر جميع الأقسام.
ضبط مواعيد لتحديث أعمال الشركات غير الرسمية والتعامل مع الأسئلة والأجوبة.
استخدام أداة لإدارة المشروعات مثل Monday.com أو أسانا لتوفير رؤية أكبر لأولويات عمل الجميع والاطلاع على التقدم المحرز.
طرح نشرة إخبارية للشركة لإطلاع الجميع على التقدم المحرز والتعرف على إنجازات أعضاء الفريق.
عقد اجتماع شامل للشركة يتطرق إلى الإستراتيجية لكل ثلاثة أشهر، مما يجعل الأشخاص متحمسين وفخورين للعمل في الشركة.
العمل على توحيد فهم الموظفين لأهداف الشركة الأوسع وكيف يساهم كل منهم بشكل مباشر فيها.
تمكين الموظفين من المشاركة بشكل أكبر من خلال القيادة بإتباع قدوة يحتذى بها.
العمل على تعزيز التعاون بين الإدارات من خلال مشاريع على مستوى الشركة ومتداخلة بين الأقسام.
لكننا نعلم أن العمل عن بُعد سيستمر في المستقبل القريب. ومن ثم، فإن إضافة أنظمة وأساليب اتصال جديدة هي طريقة رائعة لتحسين المشاركة وتعزيز الأداء.
وأحد الأشياء الرئيسية التي تعلمناها في العام الماضي هو أن الاتصالات الافتراضية لها عيوبها وأن تجاهل الاتصال الداخلي المنتظم قد يؤدي في نهاية المطاف إلى سوء الأداء.