يجب على قادة اليوم إشراك فرق العمل في وضع الأهداف وتعزيز الشفافية والمسئولية أثناء إجراء التغييرات ومراقبة نتائج الأعمال.

دان شوينباوم

كاتب من زوار الموقع

الرئيس التنفيذي لشركة Redbooth

الآراء التي عبر عنها المساهمون تعبر عن وجهة نظرهم الخاصة.

تعاني أماكن العمل اليوم من فرط المعلومات، ففي حين أن البريد الإلكتروني والمراسلات الفورية والاجتماعات وغيرها من حلول الاتصالات قد عززت من قدرتنا على البقاء على اتصال مع زملاء العمل، فقد أدت هذه الإضافات إلى الحد من إنتاجيتنا بشكل كبير.

عدم الكفاءة هو أحد النتائج المترتبة على ذلك. ولكن عندما يؤدي عدم الكفاءة هذا إلى نقص التعاون، فقد يؤدي ذلك إلى فقدان الإنتاجية. وهذه مشكلة كبيرة بالنسبة لك ولعملك. فقد يكون من الصعب قياس خسارة الإنتاجية، لذا صِغ الأمر بهذه الطريقة: إذا خسر موظف واحد ساعة أو أكثر في اليوم بسبب عدم ملائمة أدوات مكان العمل، فسترى خمولًا كبيرًا بين الفرق وفي الشركة بأكملها.

يجب أن تتم مواءمة الفرق والإدارات من خلال العمليات التعاونية. خلاف ذلك، فإن الموظفين – حتى الأكثر أهميةً منهم – سيخرجون عن خط سير العمل المتزامن، ويعملون بشكل متناقض بين بعضهم البعض مما يُضاعف الجهود المبذولة. وغالباً ما تكون النتائج متناقصة مما يتسبب في ضياع وقت أطول في السوق وستنخفض الإيرادات وتزداد احتمالات الإحباط واستقالات الموظفين في نهاية المطاف.

ليس من الممكن أن تستيقظ في يوم من الأيام وتقول لفريق الإدارة: “دعونا نعمل بنشاط مضاعف لزيادة الإنتاجية واسترداد العائدات”، وتتوقع أن يؤدي كل شخص دروه بشكلٍ مثاليّ بسبب ذلك. بصفتي مديرًا تنفيذيًا، فأنا أُشجع فرق العمل لديّ لإنشاء مكان عمل تعاوني بالشركة. وقد اكتشفت بعض أفضل الممارسات التي تؤدي إلى تحسين الإنتاجية وزيادة الأرباح.

1. خلق رؤية جماعية للتعاون.

تعوق الأنظمة والقضايا الثقافية الجهود التعاونية الحقيقية في العديد من المؤسسات. ومع شعور المديرين التنفيذيين والمديرين لديك بالقدرة على التراجع والنظر في أنظمتهم، فإن هذه الملاحظة ستخلق فرصة للتغيير. وهذا هو الوقت المناسب للبحث عن المساهمات. فأنت تحتاج إلى طرح أسئلة واضحة ومباشرة للوصول إلى نواة أي انهيار في الإنتاجية أو الإيرادات. أثناء قيام فريقك بالعصف الذهني، يجب عليهم طرح أسئلة مثل:

• ما هي أهداف كل عملية؟ هل يتم الوصول إليها؟
• ماذا لو تمكنا من القيام بهذه العملية بسرعة مضاعفة؟
• ما العائد الذي يُمكننا تحقيقه إذا استطعنا استعادة زيادة الإنتاجية لساعتين أو أربعة أو حتى 10 ساعات أسبوعياً لكل شخص في جدول الرواتب الخاص بنا؟
• كيف تتسبب عملياتنا الحالية في خسارة المال وتؤثر على نتائجنا ربع السنوية؟

ستحدد رؤيتك المشتركة المرحلة بحيث يمكنك تنفيذ عمليات جديدة تشرك فيها الجميع بشكل فعال وبتعاون منتشر على مستوى الشركة.

الموضوعات ذات الصلة: 4 أسئلة لتحديد أهداف القيادة الصحيحة

2. دعم الشفافية المشتركة.

الشفافية عبر فرق العمل أمر ضروري لكشف جميع الطرق التي يؤثر بها نقص التعاون على الإنتاجية والإيرادات. تعني شفافية الفريق وجود طريقة واضحة في الوقت الحالي لمعرفة من الذي يعمل على ماذا وما هو وضع الفريق ومدى التزامهم بالمواعيد النهائية. وبدون الشفافية، لن يكون الموظفون الكبار والمديرون قادرين على تصور التفاصيل، لأنهم لا يستطيعون تصور أي طريقة أخرى لضمان بقاء المشاريع على المسار الصحيح. أو ربما يعلمون أن العملية تؤثر على الأرباح، ولا يرون أي طريقة أخرى لتغيير الأمور.

العمل على دمج الحلول التي تساعد أنشطة الفريق على أن تصبح أكثر وضوحًا للآخرين في الشركة. حيث من المرجح أن تظل المشاريع على المسار الصحيح عندما يدرك الأشخاص في جميع أنحاء المنظمة المشتركة أيّ المشروعات تحقق التقدم فيما يتعلق بالمواعيد النهائية المتوقعة. وقد تجد أنك تحقق الأهداف في وقت أقرب لأن جميع الفرق تعمل في نهاية المطاف على نفس النهج.

الموضوعات ذات الصلة: 5 نصائح لاجتماعات أفضل

3. تشجيع المسائلة.

يفوز الجميع عندما تشارك مبادئ المسائلة. حدد من يفعل ماذا، ومتى، حتى تتمكن من السعي لتحقيق أهداف أكبر لشركتك. يستحق أعضاء الفريق الاعتراف بمجهودهم عندما يحققوا أهدافهم أو مواعيدهم النهائية بنجاح. حيث تمكنهم طرق التتبع الذاتي من تسجيل مهامهم بطرق مرئية للزملاء والمديرين والمديرين التنفيذيين.

منح الموظفين وسيلة لإثبات القيمة سيعزز المسائلة. والمساءلة ستؤدي في نهاية المطاف إلى زيادة فرص القيادة داخل المنظمة. فهي تساعد على مكافأة أولئك الذين يسعون جاهدين لتحقيق إنتاجية أعلى وإيرادات أكبر مع تحسين الرضا الإجمالي للموظفين والحفاظ عليهم.

4. التغلب على الحواجز.

ستواجه حواجز في طريق أي عملية تنفيذ جيدة. فمن المألوف أن يرفض الرئيس التنفيذي أو غيره من المسؤولين التنفيذيين الكبار طريقة جديدة لفعل الأشياء. فقد لا يرون فائدة على المدى الطويل للتخلي عن العمليات الحالية واحتضان العمليات الجديدة والتعاونية. بعض المديرين التنفيذيين لا يستطيعون التخلص من عادة البريد الإلكتروني. بينما هناك آخرون يتشبثون بالكتابات الورقية. مهما كان عنق الزجاجة، فإنهم يبقون كل من يرفع التقارير إليهم محجوزين في هذا النموذج القديم.

هذا هو المكان الأهم بالنسبة للقيادة. قم بتوثيق النتائج الايجابية التي تظهرها الفرق التي تتكيف لتضمين حتى ولو عملية جديدة واحدة، وأعد التقارير عنها. اربط هذه النتائج بالأولويات الإستراتيجية مثل الدخول في الميزانية أو تسليم المشروع إلى العميل في وقت أقرب من الموعد النهائي المتفق عليه. وبمجرد أن ترى هذه المكاسب أكثر تواترًا في التقييم، فإن التوجه لاحتضان عمليات جديدة أخرى سيكون أكثر سلاسة.

الموضوعات ذات الصلة: التأثيرات الخمسة الأسوأ على الثقافة التنظيمية

5. المراقبة، والمراقبة، والمراقبة.

إن تبني طريقة جديدة لفعل الأشياء هي عملية تكرارية. ربما يكون الجهد الأول قد حقق تحسينًا كبيرًا، ولكن في الواقع، ربما كان السبب هو أنك لم تقطع سوى 20 بالمائة من الطريق نحو هدفك. عليك بناء الفرص لإعادة التكيف مع فريقك التنفيذي. فبعد تنفيذ الممارسات والتقنيات الجديدة، راجع التعليقات الداخلية والخارجية. هذا هو الوقت المناسب لفحص الأمور المُجدية وتحديد أي من فرقك حقق أفضل النجاحات. وبعد ذلك، وضح لهم المكاسب التي يرونها من العمليات الجديدة وشارك اكتشافاتهم عبر المؤسسة. قد يتطلب الأمر إعادة النظر في الخطوة الأولى، ثم تبادل الأفكار مرة أخرى وتدوين أي ملاحظات إضافية.

إليك الجزء الأكثر إثارة: بمجرد أن يبدأ المديرون التنفيذيون في إجراء محادثات حول الإنتاجية، فسيؤثر ذلك على الفرق الأخرى. سيتعلم الموظفون أن التفكير النقدي ليس ممكنًا فحسب، بل أنه ضروريًا للغاية لتحقيق سير العمل والعمليات والأنظمة والتكنولوجيا. دور الرئيس التنفيذي في هذه المناقشات هو في المقام الأول الاستماع. من الأمور الهامة، أن تخصص بعض الوقت لسماع الأفكار لأنها يمكن (ويجب) أن تأتي من أي مكان. قد يلاحظ المهندس فرصة لإدارة عملية فنية بشكل أكثر كفاءة، أو قد يوضح أحد مساعدو خدمة العملاء طريقة جديدة قابلة للتوسع لإرضاء عملائك. كن منفتحًا على هذه الاقتراحات حتى تتمكن من تشجيع التغييرات وتنفيذها بشكل تعاونيّ.

الموضوعات ذات الصلة: إدارة الأشخاص لا تحتاج إلى أن تكون وقحًا

قبل كل شيء، أوضح أنك ستتعامل مه هذه الملاحظات بجدية. أظهر أنك ستنفذ أفكارًا مجدية ومكافأة أعضاء الفريق الذين أثبتت أساليبهم فعاليتها بشكل واضح. فهدفك النهائي كمدير تنفيذي وصانع قرار هو أن يكون لك مثالاً على ذلك وأن تنشئ بيئة عمل تساعد على ترسيخ ثقافة التعاون والإنتاجية في شركتك. يبدأ هذا النوع من الثقافة من القمة، ولكنه يُصبح أمرٌ مستدام من خلال التفاعل بين جميع المستويات في مؤسستك.