فن التوثيق
د.صبرى الحاج
تعود بدايات التوثيق إلى عصور ما قبل التاريخ ، أي أن بدايات التوثيق سبقت التدوين الكتابي ، ذلك أن التوثيق بمفهومه الواسع ، أي حفظ الأحداث التاريخية و المعلومات العلمية و نقلها إلى الأشخاص الذين يمكنهم الاستفادة منها ، ينطبق أيضاً على التناقل الشفاهـي للمعلومات و المعـارف و المهارات ، و لا بد أن نتذكر أن الشعر الجاهلي أسهم في توثيق تاريخ العرب قبل الإسـلام ، وأن ملاحـم هوميروس الشاعر الإغريقي الأعمـى ” وثقت ” فترة تاريخية كانت غائرة في عمق الذاكرة الإغريقية ، و أن التناقل الشفاهي لملحمتي الأوذيـسة و الإلياذة كان من أول أشكال التوثيق الشفاهي و ذلك قبل تدوينهما بقرون عديدة . و عندما ننظر إلى التوثيق في تاريخ العالم القديم نستطيع أن نلمح أهم محطاته :
* وصلت الحضارتان السومرية و المصرية إلى مستوى عالٍ من الكتابة التصويرية ، التي اسـتوعبت تدوين الشـعر و الطـب و المعتقدات الدينية و العلوم .
* اكتشف المصريون نحو 2500 قبل الميلاد ورق البردي ، و بذلك أصبح من الممكن تبادل الوثائق ، و نقل المعلومات المدونـة من مكان إلى آخر.
* اكتشف السومريون نحو 1700 قبل الميلاد وسـيطاً آخر و هو الكتابة على ألواح فخارية ( الرقـم ) و سـجلوا عليها بالكتابة
المسمارية تاريخهم وعلومهم و مبادلاتهم التجارية ، وذلك بعد أن طوروا كتابتهم التصويرية القديمة إلى كتابة مسمارية .
* ظهرت أولى المكتبات المنظمة و المصنفة في العالم في مصر و بلاد ما بين النهرين في الألف الثانية قبل الميلاد .
* في القرن الثامن قبل الميلاد ظهرت في سـورية أول أبجدية فتحت الطريق أمام الانتشار الواسع للكتابة في العالم القديم ، و أثرت على الأبجدية اليونانية و التي انطلقت منها فيما بعد الأبجدية اللاتينية .
* في الفترة ( 1450- 1456 ) م أخرجت مطبعة يوحنا غوتنبرغ أول كتاب مطبوع يتكون من 42 سطراً من الإنجيل ، مما منح البشرية إمكانية النشر الواسع للنصوص المكتوبة .
* في القرن التاسع عشر ظهر نظام تصنيف ديوي Melvil Dewey، و هو أشهر و أهم نظم تصنيف المكتبات حتى اليوم .
2- تعـريــف عـلـم الـتـوثيــق :
تختلف تعريفات علم التوثيق باختلاف النقطة التي نرغب بالتركيز عليها ، و لعل أهم و أفضل هذه التعريفات هو :
” التوثيق هو علم السيطرة على المعلومات ” .
ذلك أن هذا التعريف ينطبق على نظم التوثيق التقليدية . كما يستوعب الاتجاهات الحديثة لهذا العلم ، فالمعلومات يمكن أن تتضمن جميع أشكال حاويات المعلومات بدءاً من الوثيقة و الكتاب و انتهاء بالصورة و التسجيلات الصوتية و الفيديوية و النصوص الإلكترونية ، كما أن مفهوم السيطرة يتضمن العمليات الفنية التقليدية كالتجميع و الاختزان و الفهرسة و التصنيف و التكشيف ، كما يتضمن الاتجاهات الحديثة كمحركات البحث و المكانز الآلية و الفهرسة الآلية .
3- نـظـم الـتـوثـيـق الـتـقـلـيـديـة :
في القرن التاسع عشر بدأت ملامح ظاهرة انفجار المعلومات بالإعلان عن نفسها ، مما دفع بالموثقين إلى استكشاف أساليب جديدة تساعدهم في مواجهة هذه الظاهرة ، و قد كان التحذير الذي ورد على لسان جوزيف هنري ، و هو أحد أهم العاملين في مجـال المكتبات في الولايات المتحـدة و بريطانيا ، إذ أسهم في إنشاء 380 مكتبة في هذين البلدين ، وقد عبر عن قلقه تجاه مستقبل التوثيق عام 1851 قائلاً :
” لقد أثبتت التقديرات أن مقدار ما ينشر سنوياً من مصادر المعلومات ، يبلغ نحو عشرين ألفاً من المجلدات ، بما فيها النشرات ، و تعد كلها إضافة إلى رصيد المعرفة البشرية ، و مالم ترتب هذه الكميات الضخمة بطريقة ملائمة فسوف يضل الباحثون سبيلهم بين أكداس الإنتاج الفكري ، كما أن تل المعلومات سوف يتداعى تحت وطأة وزنه ” .
و يمكن أن نقول أن علم التوثيق الحديث انطلق في القرن التاسع عشر، حيث شهد هذا القرن ولادة نظام ديوي للتصنيف ، و شهد انطلاق معظم الأساليب المستخدمة فيما بعد في مجال التوثيق و وضع أسسها العلمية كالفهرسـة و التكشيف و التحليل الموضوعي و التصنيف و الاستخـلاص ، و نوجز فيما يلي أهم الأدوات المستخدمة في نظم التوثيق التقليدية :
* الكشافات : هي إحدى الأدوات الأساسية المستخدمة في استرجاع المعلومات ، و تعنـى الكشافات بتنظيم المقالات و الدراسـات و البحوث داخل الدوريات أو الصحف أو الكتب ، و يكون تنظيم الكشافات إما موضوعياً أو ألفبائياً أو زمنياً أو رقمياً .
* المستخلصات : هي ملخصات دقيقة تبنى بصورة علمية وفقاً لقواعد الاستخلاص التي تتوخى تضمين الملخص كل العناصر الموجودة في المادة الأصلية ، وتصاغ بأسلوب مشـابه للوثيقة الأصلية مع وصف ببليوغرافي يسهل استرجاع الوثيقة الأصلية .
و تتنوع المستخلصات وفقاً للهدف من إنشائها فهنالك المستخلصات الوصفية و لمستخلصات الإعـلامية و المستخلصات الموجـزة (التلغرافية ) .
* الأدلـة : تفيد في الوصول إلى المعلومات الجارية و المتجددة و تعرف بأنواعها و أماكن وجودها ، و هنالك أنواع عديدة من الأدلة نوجز أهمها فيما يلي :
– أدلة الأفراد : تعرف بالخبراء المتخصصين في مجال معين .
– أدلـة الهيئات و الجمعيات و المنظمات الدوليـة : تعرف بهـذه الجهات و أعمالها و أقسامها و مهامها و أنظمتها و خدماتها .
– أدلة الدوريات : تعرف بالدوريات و تخصصها و أماكن صدورها .
– أدلة المؤتمرات و حلقات البحث : تعرف بالندوات و غاياتها و أنواعها و أعمالها و توصياتها و البحوث الصادرة عنها .
– أدلة المواد السمعية و البصرية: تعرف بالأشـرطة الصوتية و الفيديوية و الأفلام و الصور و الشرائح الثابتة و الأقراص الليزرية .
* نظم التصنيف : هي إحدى الأدوات الأساسية المستخدمة في تنظيم المكتبات و دور الأرشـيف ، و يغلب على نظم تصنيف المكتبات و نظم تصنيف مراكز المعلومات الصحفيـة الطابع الموضوعي ، و الانتقال من رأس الموضـوع العام إلى رؤوس الموضوعات
الفرعية ، في حين تعتمد دور الأرشـيف على تصنيف الوثائق الورادة إليها وفقاً للجهة التي أصدرتها .
* نظم الفهرسة : و هي إحدى الأدوات الأساسية المستخدمة في تنظيم مـواد المكتبات و دورالأرشـيف ، و تدل هذه النظم على طريقـة وصـف أوعية المعلومات وفقاً لقواعد علمية موضوعة سلفاً بحيث تغطي وصف وعاء المعلومات من جميع الجوانب الممكنة .
* المكانز : هي النظم التي تتضمن كلمات البحث الرئيسة ( الكلمات المفتاحيـة ) و التي تستخـدم في تخزيـن المعلومات و من ثم استرجاعها و غني عن البيان أن المكانز هي لغة مقيدة ، أي أن الواصفات المستخـدمة في الإدخـال يجب أن تكون هـي ذاتها المستخدمة في الاسترجاع .
4- نـظـم الـتـوثـيــق الحـديثـة :
لعل أول من أشار إلى ضرورة فتح آفاق جديدة أمام نظم استرجاع المعلومات ، بشكل يتجاوز نظم التوثيق التقليدية هو فانيفار بوش الذي كتب مقالاً عام 1945 قال فيه :
” يرجع عجزنا عن الوصول إلى الوثيقة . إلى حد بعيد إلى الافتعال و عدم الدقة في نظم التكشيف ، فحينما توضع بيانات من أي نوع في مكان الاختزان فإنها ترتب هجائياً أو رقمياً ، و يتم الوصول إلى المعلومات ( إذا تحقق ) بتتبعها من فرع إلى آخر”
ثم : ” العقل البشـري لا يعمل بهذه الطريقة ، و إنما يعمل بتداعي المعاني أو ترابط الأفكـار ، فهو عندما يحصل على إحـدى المواد ينتقـل في التو و اللحظة إلى الأخرى التي اقترحها تداعي المعاني”
و بذلك يكون ” فانيفار بوش ” أول من دعا إلى تجاوز نظم التوثيق التقليدية ، و إن الأفكار التي طرحها عام 1945 ، كان لا بد أن تنتظر قبل تحقيقهـا ما يقارب نصـف قرن من الزمـن ، مع تطويـر تقنيات البحـث و الاسترجاع و اعتماد محركات البحث و المكانز الآلية و الشبكات العصبونية ، و مع ظهور النص الفائق ( الممنهل ) Hypertext .
و اليوم تعتمد المكتبات الكبرى في العالم على نظم استرجاع متطورة ، و قد قامت مكتبة الكونجرس و المكتبة البريطانية بتحويل ملايين الكتب من شكلها الورقي إلى الشكل الرقمي ، حيث أصبح بالإمكان اليوم إجراء بحث متطور ليس فقط في عناوين الكتب و موضوعاتها و كلماتها المفتاحيـة ، بل و من خلال البحث عن أية كلمة وردت في الكتاب .
و نوجز فيما يلي أهم الأدوات المستخدمة في نظم التوثيق الإلكترونية الحديثة :
* محرك البحث : و هو برنامج ذكي يبحث عن الكلمات و مرادفاتها في نصوص الكتب أو الوثائق المخزنـة رقمياً ، أو إذا لم تكـن النصوص مخزنة بشكلها الكامل فإنه يستطيع البحث في نصوص الملخصات ، كما تتميز بعض هذه المحركات بذكائها و بإمكانيـة
التعلم ،أي أنها يمكن أن تطور أساليب بحثها ذاتياً من خلال تقويم نتائج البحث و مدى مطابقتها و تلبيتها لحاجات المستفيد في كـل مرة.
* المكنز الآلي : و هو نظام ذكي يعتمد على استخراج الواصفات من النصوص المخزنة و إقامة علاقات ترابـط فيما بينها من العام إلى الخاص و علاقات ترادف ، و يقوم بتطوير و تعديل هذه العلاقات بشكل آلي ، من خلال تقويم نتائج البحث و مدى مطابقتها و تلبيتها
لحاجات المستفيد .
* النصوص الفائقة : تقوم النصوص الفائقة Hypertext بالإحالة فوراً من نص يعالج موضـوع محـدد إلى نصوص أخرى متعلقة بكلمة وردت في النص ، مما يشكل أساساً
متطوراً للمعلومات المتكاملة ، و يتطابق إلى حد بعيد مع التصور الذي طرحه فانيفار بوش عام 1945 ، حيث أكد على الانتقال من فكرة إلى أخرى وفقاً لتداعي المعاني ، و لكن هذا الانتقـال هنا لا يعتمد على تداعي المعاني لدى القارىء و إنما لدى المؤلـف الذي يتوقع أين يكمن تداعي المعاني في النص فيحيل في هذه المواقـع أو الكلمات إلى نصوص أخرى مترابطة مع النص الأصلي .
5- نـظــم الأرشــفـة الـضـوئـيـة :
مع تعاظم حجم الوثائق الحكومية المخزنة في دور الأرشيف ، أصبح من العسير الوصـول إلى هذه الوثائق دون استخـدام الوسائل الإلكترونية ، و من الطبيعي أن الخطوة الأولى في هذا المجال هي إنشاء قواعد معطيات لتوصيف هذه الوثائق و تسهيل الوصول إليها ، أما الخطوة الثانية فهي ربط هذه القاعدة مع مكنز للواصفات التي تحدد بدقة الموضوعات المتعلقة بهذه الوثائق ، إلا أن الشكل الأحدث لحفظ الوثائق الورقية يتمثل دون شك في إنشاء نظام الأرشفة الضوئية ، الذي يضمن عدم المساس بالوثيقة الأصلية ، فهو يحيل المستفيد إلى صورة الوثيقة المخزنة في الحاسوب بسهولة وسرعة.
إلا أن النظم الأحدث للأرشفة الضوئية تربط صورة الوثيقة بنظام التعرف على الأحرف ضوئياً OCR ، وبالتالي يستطيع المستفيد أن يشاهد صورة الوثيقة بشكلها الأصلي مع الأختام والتواقيع ، وفي الوقت نفسه يستطيع أن يستفيد من البحث في النص الكامل للوثيقة بعد قراءتها آلياً باستخدام نظام OCR .
6 ـ نـظـام الأرشــيـف الـرقـمــي :
شهد العقد الأخير من القرن العشرين تطورات كبيرة في مجال تطبيقات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في مجال الإدارة ، وبذلك أمكن تقنياً معالجة المعلومات المطلوبة و نقلها في جميع أقسام المؤسسات الرسمية المتباعدة جغرافياً ، تماماً كما لو أن موظفي المؤسسة يعملون في مبنى واحد، وهكذا ظهر اهتمام الأرشيفيين بحفظ واسترجاع هذه الوثائق الرسمية الإلكترونية التي تجري ضمن بيئة إلكترونية بحتة ، وفي جزء هام من هذه الحالات دون استخدام الورق .
إلا أن نجاح نظام الأرشيف الرقمي يتطلب عدة شروط نوجز أهمها فيما يلي :
* لا بد أن تتوافر في النظام المنشود حماية قوية تتحكم بأي تعديل يطرأ على الوثيقة الأصلية ، وذلك من خلال إجراءات تحـدد صلاحيات إنشاء الوثيقة بدقـة ، وتحتفظ بنسـخ عن الوثيقـة الأصلية مع معلومات عن تاريخ إنشائها والجهة التي أنشأتها ، كما تحتفظ بنسخ عن أية تعديلات أو إضافات تطرأ عليها مع تاريخ التعديل والجهة التي قامت به .
* لا بد من حفظ جميع المعلومات المتعلقة بالسياق ، مثل علاقـة الوثيقة بالوثائق الأخرى و الجهة التي أنشأت الوثيقة و الفعالية التي أنشئت فيها الوثيقة .
* لا بد من حفظ جميع المعلومات المتعلقة ببنية الوثيقة كالتنسيق وتسجيل استخدام المصطلحات والشكل والوسـط والحقـول والجداول والهوامش والفصول والأجزاء والصور والأشكال المتضمنة في الوثيقة .
* لابد من حفظ المعطيات الوصفية Meta Data حول الوثيقـة وهي المعطيات التي تبين كـيفية تسـجيل الوثيقـة ونوعهـا وموضوعها كما توضح خلفية الوثيقة والأجزاء والسلاسل كما تتضمن معلومات عن محتوى الوثيقة .
* لا بد من الحفاظ على الوثيقة نفسها بصورة ملائمة للاستخـدام عبر التطور التكنولوجي المتسارع ، وهذا يتطلب نسخ الوثيقـة من النظام القديم إلى النظام الأحدث مع التأكيد على الحفاظ على معلومات السياق والبنيـة والمعطيات الوصفية دون تغيير ، بما في ذلك شكل الوثيقة وتنسيقها الداخلي .
7 ـ الـنـظــم الـمـتـكـامـلـة الـمـنـدمـجـة :
تتجه نظم التوثيق الحديثة حالياً إلى نظم متكاملة تتيح للمستفيد الذي يستفسر عن موضوع محدد ، مثلاً : إعلان الحرب العالمية الثانية ، أن يقرأ هذا الخبر من الصحف ثم يستمع إلى التسجيل الصوتي للخبر من الإذاعة ، ثم يمكن أن يشاهد أفلاماً وثائقية تسجيلية لأحداث بداية الحرب ، كل ذلك إلى جانب الوثائق الرسمية الصادرة عن الحكومات التي دخلت الحرب في بدايتها ، ونظم التوثيق هذه دخلت طور العمل فعلياً منذ عدة سنوات ، كما لا بد من التأكيد أن هذه النظم أصبحت متاحة على شبكة المعلومات الدولية ( الانترنت ) ، وتعتمد هذه النظم محركات بحث ذكية تبحث عن الكلمة المفتاحية ومرادفاتها ، كما تقبل في الوقت نفسه أسئلة باللغة الطبيعية .